1. Introdução

O processo Gerar Prestação de Contas disponibiliza o mais importante informativo do sistema, pois, é com este artefato que os Clientes (Locadores) têm a possibilidade de conferir seus valores a receber, originados da locação de seus Imóveis e/ou valores a pagar, o que ocorre quando os Imóveis estão desalocados, quando o Locatário não efetua o pagamento dentro do período de apuração de uma Competência ou mesmo quando as despesas de responsabilidade do Cliente (Locador) superam às receitas da locação.

O acesso ao processamento desta opção ocorre percorrendo-se o seguinte roteiro:

1. No Menu Principal, clicar na opção 'Relatórios'
2. No Menu de Relatórios, clicar na opção 'Prestação de Contas'

Veja a imagem demonstrada a seguir.

O acesso ao formulário que disponibiliza parâmetros para geração da Prestação de Contas para o Cliente (Locador) ocorre a partir do Menu Principal, opção 'Relatórios' e, na sequência, opção 'Prestação de Contas', conforme imagens demonstradas a seguir.

2. Objetos do formulário

Após escolher a opção 'Prestação de Contas' no Menu de Relatórios, o sistema apresenta o formulário (FRM_INFORME_CLIENTES) visando a definição dos parâmetros para geração deste informativo, que é composto dos elementos demonstrados na imagem a seguir.

• (1) Bloco do formulário - Cabeçalho: contendo o texto 'Prestação de Contas'


• (2) Campo - Competência: Campo para escolha da Competência desejada


• (3) Campo - Ano-calendário: Campo para escolha do ano-calendário desejado (utilizado para emissão da 'Informe de Rendimentos' e 'Carnê-Leão')


• (4) Campo - Cliente (Locador): Campo para escolha do Cliente (Locador)
  
  
  Manter este campo vazio significa que as emissões serão feitas para todos os Clientes (Locadores)


• (5) Controle - Radio Button: 'Enviar e-mail para' que visa definir para qual conta de e-mail será utilizada para as emissões
  


• (6) Botão de ação - Processar: símbolo de 'engrenagem com seta verde' com a função de iniciar a geração com base nos parâmetros definidos


• (7) Botão de ação - Tutorial: símbolo do 'sinal gráfico de interrogação' com a função de apresentar o tutorial relacionado a este processo.


• (8) Botão de ação - Fechar: símbolo da 'letra x em um círculo vermelho' com a função de fechar o formulário.

3. Regras e apresentação

A Prestação de Contas é um demonstrativo de alta complexidade devido a quantidade de informações de Cobrança e regras de negócio envolvidas, incluindo-se a relação direta com a parametrização das Rubricas e os períodos de apuração definidos nas Competências.

Vamos começar pelo conceito de Competência de referência e seu período de apuração dos pagamentos efetuados, exemplificados nos cenários demonstrados a seguir.

Perceba os elementos da imagem acima:

(1) Competências de referência: Correspondem aos meses do ano-calendário, devidamente parametrizados na coleção de dados 'Competências'.

(2) Vencimento: São datas firmadas nos Contratos e norteam os pagamentos que ocorrem um mês à frente da Competência de referência. Neste exemplo, adotamos o dia 05 de cada mês.

(3) Período de apuração: É mais comum que o período definido esteja compreendido entre o primeiro e o último dia do mês seguinte à Competência de referência, mas, isto pode variar.

(4) O que deve ser demonstrado em uma Competência 'C': A forma como os valores de Cobranças evem ser demonstrados tem ligação direta com a configuração das Rubricas.

Veja na imagem a seguir, o formulário de Rubricas exemplificando a parametrização do que deve ocorrer com a Rubrica 'IPTU' nas três situações previstas.

Como podemos observar na imagem acima, a rubrica 'IPTU' é uma DESPESA, e por isso deve ser honrada, preferencialmente na data do vencimento.

Em situações normais esta rubrica é de competência dos Locatários e será cobrada nos boletos ou avisos de cobranças, mas, ao demonstrá-la na Prestação de Contas para o Cliente (Locador), será preciso considerar os dois blocos de critérios 'a' e 'b' demonstrados a seguir:

a. Como demonstrar na Prestação de Contas quando a Cobrança...

(1) ...for paga no prazo: o Cliente (Locador) tomará apenas ciência dos valores que serão demonstrados nas colunas de Débito e Crédito e não influenciarão o valor final total.

(2) ...se não for paga: neste exemplo como se trata de uma DESPESA que tem que ser honrada, o Cliente (Locador) será debitado. Este valor será demonstrado na coluna de Débito e influenciará negativamente o valor final total.

(3) ...se for paga fora do prazo : quando o Locatário efetuar o pagamento, neste caso em atraso, fora do período de apuração estabelecido na Competência, o Cliente (Locador), que já teve o valor desta DESPESA abatido (debitado) em Prestação de Contas anterior, será reembolsado (creditado). O valor será demonstrado na coluna de Crédito e influenciará positivamente o valor final total.

b. Como demonstrar na Prestação de Contas quando o Cliente (Locador) adiantar o pagamento e...

(4) ...for paga no prazo: o Cliente (Locador) deverá ser Creditado, pois, apenas adiantou o pagamento, mantendo-se a responsabilidade do Locatário .

(5) ...se não for paga: neste exemplo como se trata de uma DESPESA, o Locatário não pagou, mas, o Cliente (Locador) adiantou, as colunas 'Crédito' e 'Débito' devem ser zeradas.

(6) ...se for paga fora do prazo : quando o Locatário efetuar o pagamento, neste caso em atraso, fora do período de apuração estabelecido na Competência, o Cliente (Locador), que adiantou o valor desta DESPESA deverá ser reembolsado (creditado). O valor será demonstrado na coluna de Crédito e influenciará positivamente o valor final total.



Na imagem a seguir teremos a hipótese do Cenário 2, destacando períodos de apuração flexíveis. Perceba que existem períodos (1) e (2) que extrapolam o mês comercial e outro período (3) que não. O mais importante é que eles não se sobreponham.

Relatório da Prestação de Contas - Exemplo 1

Na imagem a seguir, no bloco (1), perceba que ocorreu o pagamento da Competência 08/2020 do Imóvel código (13), efetuado no prazo (vencimento) e todas as receitas e despesas foram demonstradas seguindo configuração das Rubricas paga no prazo.

Já para o Imóvel código (14), no bloco (2), não houve pagamento e o Cliente (Locador) foi debitado do valor do IPTU, tendo em vista que a despesa deve, necessáriamente, ser paga, sendo causa, neste caso, do valor negativo deste Imóvel.



A imagem a seguir representa a página final do relatório da Prestação de Contas de um Cliente (Locador), possuidor de mais de um Imóvel, destacando-se o saldo total é negativo, provavelmente causado pela minoria de Locatários pagantes e/ou a maioria de Imóveis vagos.

Relatório da Prestação de Contas - Exemplo 2

Neste exemplo, pode-se observar uma Prestação de Contas da Competência 10/2020, na qual percebemos dois pagamentos para o mesmo Imóvel, código (14), porém, de Competências de referência diferentes.

Os itens desmonstrados do bloco (3) são da Competência de referência 10/2020, pagos no prazo correto, neste caso, resultando em um valor positivo para o Cliente (Locador).

Já no bloco (4) demonstra-se os itens de Cobrança da Competência de referência 08/2020, pagos em atraso. Veja no Exemplo 1, anteriormente, que esta Cobrança naquele momento não tinha sido paga.

Além disso é preciso destacar duas situações:

1) O ressarcimento da despesa do IPTU, absorvida pelo Cliente (Locador) na Competência 08/2020 devido a ausência de pagamento naquele momento; e

2) Os descontos na fonte do Imposto de Renda, pois, característica de um Contrato com Locatário do tipo pessoa jurídica sendo devidamente debitado diante do fato gerador - o pagamento.

Observando os dois exemplos, específicamente deste Imóvel código (14), podemos atestar o correto comportamento da parametrização das Rubricas.