1. Sobre o produto

O Sistema de Controle de Imóveis (SCI) é um produto desenvolvido para pequenos e médios empresários dedicados ao negócio de Gestão da Locação de Imóveis.

É desenvolvido utilizando o Microsoft Access e está em processo de migração para plataforma SaaS (Software as a Service), o que virá a facilitar o seu uso a qualquer tempo, de qualquer lugar e por qualquer dispositivo (Anytime, Anywere, Anyway), desde que exista disponibilidade de acesso à Internet.

Dentre as várias funcionalides do SCI, destacam-se os processos de Cobrança aos Locatários por meio de:

1. Plataformas de cobrança das Instituições Financeiras (Cobranças Registradas).


2. Emissão de boletos e avisos de cobrança com QR-Code PIX.


3. Emissão de Avisos de Cobrança, funcionalidade própria, independente dos bancos, mas, que requererão gestão total do Gestor em todas as etapas do processo de Cobrança, desde a preparação (comum a todos), passando pela geração dos Avisos, a emissão (preferencialmente por meios elertônicos) até a baixa manual dos pagamentos.

Atualmente o sistema está habilitado para interagir com o Banco Itaú, mas, a implantação da integração com outros bancos pode ser feita com grande facilidade, tendo em vista que as adaptações sistêmicas resumem-se ao processo 'Enviar de remessas de cobrança' e 'Recepcionar de arquivos de retorno', estes com as confirmações dos registros ou dos pagamentos efetuados.

Outras funcionalidades importantes, relacionam-se à gestão de Contratos, seus reajustes e aditamentos bem com na gestão dos Imóveis, para os quais podem ser preservados todo o tipo de artefatos digitais: contas das concessionárias de luz, água e gás, IPTU, taxa de incêndio, contratos, documentos públicos, e-mails, vídeos, fotos entre outros, visando a formação de um repositório de documentos digitais.

Além deste breve tutorial, é possivel aprofundar o conhecimento das funcionalidades do SCI por intermédio do Catálogo de funcionalidades do sistema, porém, se desejar o contato de um de nossos especialistas ou uma demonstração do nosso produto, utilize o formulário de Contato e no campo denominado O que você deseja?, escolha o tema Controle Imobiliário, escreva a sua mensagem e, por fim, clique no botão 'Enviar'.

Nossa área de atendimento avaliará a requisição e a redirecionará para um de nossos Consultores que retornará a sua interação no menor prazo possível.

Boa leitura e ficamos à sua disposição!

2. Requisitos técnicos

O Sistema de Controle de Imóveis (SCI) precisa estar instalado e configurado em computadores (locais ou remotos) acessíveis pelo Contratante.

É recomendado que sejam utilizados computadores locais sob a responsabilidade do Contratante. O uso de computadores remotos pode facilitar alguns aspectos, mas, requererá a conectividade por aplicativos de terceiros que podem possuir brechas de segurança e colocar em risco o acesso ao sistema e aos dados pessoais que ele armazena e controla, ficando em desacordo as legislações vigentes sobre proteção de dados, em especial a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, Lei nº 13.709, publicada em 14 de agosto de 2018.

Para utilização do sistema é necessário possuir licença do MS Office® que contenha o MS Access® no conjunto de aplicativos do plano contratado. Para saber mais sobre as formas de licenciamento do MS Office, acesse o site da própria Microsoft ou entre em contato com fornecedores autorizados.

No mercado atual, os computadores mais simples já oferecem um poder computacional altamente eficaz, portanto qualquer computador com processadores Intel i3 ou similares e posteriores, com 2 MegaBytes (Mb) de memória RAM e um Hard Disk (HD) de 500 GigaBytes (Gb), já serão mais do que suficientes para utilizar o SCI.

Equipar as estações de trabalho monitores de vídeo com mais de 17 polegadas e resoluções superiores a 1800dpi (dots per inchs), proporcionará significativo conforto visual.

Sobre o PIX...

O pagamento via PIX é parte integrante dos recursos (features) disponibilizados na versão atual do sistema.

Entretanto, há uma dependência na geração (renderização) da imagem do QR-Code para inseri-las nos boletos, avisos de cobrança e e-Mails, emitidos pelo sistema.

A Google inicialmente disponibilizou, gratuitamente, algumas ferramentas para renderização do QR-Code, entretanto, foram rapidamente descontinuadas (infelizmente, sem aviso prévio). O sistema, em sua versão atual, utiliza um serviço oferecido por uma comunidade sem fins lucrativos. A questão é que, justamente por este motivo, quando tais iniciativas são descontinuadas, é comum não haver comunicação prévia e o problema só é percebido no momento da emissão dos documentos que necessitam da imagem.

A notícia boa é que, mesmo que o serviço falhe, apenas a geração da imagem será afetada, pois a linha copiável, analogamente às linhas digitáveis dos boletos, é gerada normalmente por um procedimento interno do sistema que não depende de terceiros.

3. Estrutura de pastas

Para este sistema foi definida uma estrutura de pastas visando a segurança, organização e controle dos artefatos que são gerados. Algumas destas pastas são criadas no momento da instalação do sistema e outras ao longo do tempo, pois, guardam relação direta com o mês e ano (Competência) do arterfato que está sendo gerado.

Na imagem acima, vemos a pasta raiz (a) 'i9u2' (sigla da empresa fornecedora) sob a qual são concentrados os aplicativos desenvolvidos e contratdos, no caso: o Sistema de Controle de Imóveis – SCI, sigla que é percebida na pasta abaixo (b).

Abaixo da pasta (b) 'sci', temos as pastas:

• (c) databases: é nesta pasta que serão disponibilizados bancos de dados (database), nos quais serão geridos os dados dos Imóveis sob gestão do Contratante, pessoa que assumirá o papel de Cedente.
  
  
• (d) imagens: é a pasta que contém todas as imagens utilizadas em opções internas ao sistema

A pasta databases requer um maior detalhamento...


É sob a pasta ‘databases’, que são criados e configurados os bancos de dados da empresa/pessoa Contratante que, para o SCI, terá o papel de Cedente.

Perceba que as três pastas demonstradas receberam a sigla definida para estes Contratantes hipotéticos: ‘casa_nossa’, ‘imobiliare’ e ‘nosso_lar’.

Sob cada uma destas pastas destes Contratantes hipotéticos, serão criadas outras que o sistema utilizará para a geração de seus artefatos, conforme imagem a seguir.

O Contratante hipotético ‘nosso_lar’ (1) será destacado para descrevermos as subpastas e seus propósitos. Vamos lá?

• aviso_cobranca: é nesta pasta que serão criados os avisos de cobrança. Lembrando que ‘Avisos de Cobrança’ nada mais são do que um boleto sem o código de barras e a linha digitável. É muito utilizado para empresas que não desejam contratar os serviços de cobrança dos bancos.
  
  Importante destacar que os serviços de cobrança dos bancos, apesar de criar algumas etapas a mais (e formais) a serem cumpridas no sistema, facilitam sobremaneira o processo de cobrança e baixa automática dos pagamentos. Já se a empresa se pautar somente na emissão de Avisos de Cobrança, o processo de baixa será MANUAL.
  
  
• backup: pasta criada por padrão, mas que não é utilizada especificamente pelo SCI.
  
  
• boletos: pasta na qual são gerados os boletos.
  
  
• enviados: pasta na qual são gerados os arquivos de REMESSA aos bancos, caso a empresa contratante utilize os serviços de cobrança dos bancos.
  
• exportação: pasta na qual o sistema gerará (exportará) diversos arquivos e relatórios nos formatos PDF e XLSX.
  
  
• informes: pasta na qual são gerados os ‘informes de rendimentos’ e os ‘informes de rendimentos carnê-leão’.
  
  
• mídias: pasta na qual poderão ser armazenadas quaisquer artefatos, independentemente do formato (.pdf, mp4, .jpb, .bmp, .png, .lnk (links de internet) etc.) desde que ‘reproduzíveis’ pelo sistema operacional Windows. Esta característica de ‘reproduzíveis’ significa dizer que um arquivo qualquer é ‘reproduzível’ quando eles está associado à ferramenta que o criou.
  
  Exemplos: arquivos DOCX são ‘reproduzíveis’ por sua ferramenta criadora: o WORD, arquivos XLSX pelo Excel, arquivos MP4 para diversos players de mercado, arquivos PDF pelo Acrobat Reader (que é uma das ferramentas da Adobe) e por aí vai...
  
  Como verificamos que um arquivo está associado à ferramenta que o criou? Quando o ícone é igual ao da ferramenta. Arquivos ‘não associados’normalmente possuem um ícone ‘símbolo de um documento em branco’. Mas, isto depende do Sistema Operacional em uso.
  
  
• modelos: nesta pasta estarão os modelos de documentos (templates) dos Contratos a serem criados pelo sistema. O Contratante do SCI não é obrigado a utilizar este recurso, mas, a criação de Contratos diretamente pelo sistema, evita muitos erros de transcrição e de controle do armazenamento dos Contratos.
  
  
• prestação: nesta pasta serão gerados os PDF relacionados às Prestações de Contas.
  
  
• recebidos: em contrapartida à pasta ‘enviados’ é nesta pasta onde sugerimos sejam guardados os arquivos de RETORNO do sistema de cobrança dos bancos, caso a empresa contratante utilize este serviço.
  
  
Normalmente são utilizados os Internet Banking para recepção destes arquivos de RETORNO (confirmação e baixa de cobranças). Por padrão, os navegadores deixam os usuários livres para efetuarem os downloads de arquivos na pasta ‘Downloads’ do Sistema Opereacional, mas, ao longo do tempo, podem existir muitos arquivos nesta pasta e confundir a pessoa que estiver utilizando o SCI. Por este motivo é sugerido que estes arquivos baixados sejam colocados na pasta ‘recebidos’.

Exemplificando estas duas possibilidades:

O informe denominado 'Prestação de Contas' sempre se referirá a uma Competência. O sistema cria (e usa), automaticamente, a pasta do artefato gerado para a Competência correlata. Veja a seguir a estrutura de pastas criada para a 'Prestação de Contas' (pasta ‘prestacao’ e subpastas). No exemplo, foram geradas prestações das competências 12/2020, 01/2024 e 02/2024.

Perceba que a formação do nome da subpasta é 'AAAAMM', quatro caracteres para o ano e dois para o mês.

No seguindo exemplo, ao gerar alguns arquivos e/ou relatórios, que não dependem da Competência mas, de datas ou um período de datas, padronizou-se o uso do Ano + Mês da data fim (a maior data).

Veja no exemplo que temos arquivos PDF e XLSX gerados na pasta ‘exportacao’, em datas específicas, com ano e mês na parte inicial de seus nomes.

4. Padrão de navegabilidade, opções e botões de ação nos formulários

O Sistema de Controle de Imóveis, apesar de algumas características menos flexíveis na sua interface (formulários) se comparado aos sistemas usados na Internet, possui uma navegabilidade bem agradável, padronizada e de fácil assimilação.

Utilizaremos o formulário do Imóvel (FRM_IMOVEL) para demonstrar os objetos e o comportamento padrão que é replicado para os formulários das demais coleções de dados.

Após o ‘login’, a pessoa será conduzida ao Menu Principal, formulário no qual são apresentadas todas as opções disponibilizadas, tanto aquelas destinadas a usuários convencionais quanto usuários administradores (acesso especializado e restrito).

Com um único clique no botão Imóvel, ‘símbolo de uma casa’, o sistema apresentará o formulário de Imóveis (FRM_IMOVEL).

Como informado, o formulário de Imóveis será utilizado para que se possa demonstrar objetos e comportamentos padronizados. Sendo assim, podemos observar objetos sobre os quais serão comentados os comportamentos padrões.

Guia ‘Lista’

(a) Nome técnico (FRM_IMOVEL) e título do formulário (Imóvel) da coleção de dados Imóveis.

(b) As coleções de dados normalmente são apresentadas em duas guias, a primeira chamada de ‘Lista’ na qual são apresentadas as principais informações e uma segunda guia, chamada de ‘Dados’ na qual serão apresentados todos os dados que poderão ser editados ou apenas visualizados.

(c) Link ‘Limpar filtros’ que limpa os campos de filtros (campos disponibilizados de acordo com a coleção), para otimizar buscas.

(d) Campos de filtro, são campos nos quais podemos digitar dados, de acordo com a coleção de dados e colunas de dados disponibilizada. Os filtros se comportam de forma cumulativa, ou seja, um dado digitado na primeira coluna se soma ao da segunda, e assim por diante, reduzindo (ou restringindo) o que é apresentado na lista da coleção, aproximando ao máximo os itens exibidos ao resultado pretendido na busca.

(e) No lado direito do formulário poderá ser observada a quantidade de registros da coleção, de acordo com o filtro aplicado.

Nem todas as coleções possuem um campo chamado de ‘Ativo’ (que denota se aquele elemento da coleção é 'Ativo' ou 'Inativo' para o sistema) como por exemplo: Contratos, Imóveis, Locatários, Clientes (Locadores). Para estas coleções, adota-se como padrão exibir inicialmente os dados ‘Ativos’.

(f) Área onde são exibidos os dados mais importantes da coleção na forma de 'lista de itens selecionáveis'. Caso haja um duplo clique em um dos itens da lista, o sistema apresentará a guia chamada ‘Dados’ com todos os campos da coleção.

(g) Botão com o símbolo de uma ‘pasta com seta para cima’ - Importar: viabiliza a importação de dados desta coleção. Esta opção não está disponível nem se faz necessária para todas as coleções, visto que é destinada para grandes volumes de dados. Por isso e também por questões de segurança, deve ser usada com orientação da área de Suporte.

(h) Botão com o símbolo de uma ‘pasta com seta para baixo' - Exportar: toda a coleção (sem filtros) é exportada para planilha no formato Excel e gravada na pasta “exportação” (pastas de uso padrão do sistema abordadas antreiormente).

(i) Botão com o símbolo do ‘sinal matemático de adição’ - Novo: por esta opção, um novo registro poderá ser incluído para a coleção. A guia denominada ‘Dados’ é apresentada com os campos desta coleção em branco para o devido preenchimento.

(j) Botão com o símbolo do ‘sinal gráfico de interrogação’ - Ajuda: este botão apresenta os tutoriais (PDF e/ou vídeos) relacionados à coleção.

(k) Botão com o desenho da ‘letra x em um círculo vermelho’ - Selecionar/Fechar: com dois comportamentos possíveis:

• Se a opção for iniciada pelo Menu de Opções, o ícone apresentado se manterá com a ‘letra x em um círculo vermelho’ e fechará o formulário;
• Se a opção for iniciada por outro procedimento, por um outro formulário, por exemplo, o comportamento será de ‘formulário de seleção’. Neste caso, se um item for selecionado, o ícone é modificado para o símbolo de uma ‘mão simulando seleção’ e o dado é retornado ao procedimento chamador. Se nenhum item for selecionado, o ícone original (‘letra x em um círculo vermelho’) é mantido e e nada é retornado.

Guia ‘Dados’

Ao se efetuar dois cliques em um dos itens da guia ‘Lista’, o sistema apresenta a guia ‘Dados’ com todos os campos da coleção. Tais campos poderão ser atualizados a qualquer tempo.

Caso seja pressionado o botão do ‘sinal matemático de adição’ – Novo, a guia ‘Dados’ será apresentada com todos os campos vazios.

Os botões da guia ‘Dados

Sem maiores aprofudamentos e/ou termos técnicos sobre o conceito, costumamos dizer que uma coleção pode possuir três tipos de campos, quais sejam:

• Campo que identifique univocamente um elemento daquela coleção (1). São chamados normalmente de ‘códigos’, ‘ids’, ‘chaves’ etc. O termo técnico é ‘chave primária’ ou ‘primary key’, em inglês, e fazem parte da coleção para tornar cada elemento único. Além disso, estes campos são muito utilizados e memorizados pelas pessoas para acesso rápido.
  
  Costumamos ouvir os profissionais se comunicarem desta forma: ‘Fulano, você atualizou as informações do Imóvel 23?’ ou ‘O Cliente (Locador) 94 já foi comunicado do novo Contrato?’, e por aí vai...
  
  
• Campos que dependem da existência de outras coleções e que, normalmente, são usados como qualificadores (2). Estes campos são acompanhado de um botão com o desenho de uma 'lupa’. No exemplo, o campo ‘Tipo’ que internamente está vinculado a uma coleção chamada ‘Tipo do Imóvel’. Esta coleção tem seus próprios itens: Apartamento, Casa, Garagem, Terreno, Loja etc., os quais servirão para qualificar o Imóvel que está sendo cadastrado. Então pode-se entender (ler) a informação da seguinte forma: O Imóvel 43 é do Tipo ‘apartamento’.
  
  
• Os campos que pertencem à própria coleção de dados (3), os quais são denominados tecnicamente de 'casmpos de domínio da colação de dados'. No caso de Imóveis podemos citar os campos: CEP, no. do IPTU, do CBMERJ, entre outros que são exibidos no formulário.
  
  

Poderão existir botões (4) que acionam procedimentos específicos daquela coleção, no exemplo: Imóvel, bem como os botões (5), (6) e (7) que existirão por padrão, em todas as demais coleções.

O botão com o sinal de ‘setas circulares’ (5) - ‘Atualizar’, dom a função de atualizar as informações da coleção, exibindo eventuais críticas sobre campos não preenchidos adequadamente.

O botão com o símbolo de uma 'lixeira’ (6), com a função de excluir o registro da coleção. Não se deveria ser possível excluir dados das coleções visando evitar danos ao banco de dados. Entretanto, esta opção é disponibilizada para que uma inclusão inadequada possa rapidamente ser defeita, de preferência, se percebida naquele mesmo momento, pois, passado algum tempo tal informação pode ter sido usada em outros ponyos do sistema, o que acarretaria e perda da integridade entre as informações se confirmada a exclusão.

A exclusão (chamada tecnicamente de ‘exclusão física’) só será concretizada se o elemento não tenha tido nenhuma informação vinculada à outras coleções de dados.

Um exemplo prático:

Ao se cadastrar um Imóvel, podemos qualificá-lo como ‘Apartamento’, um tipo de Imóvel que, por sua vez, é uma outra coleção de dados mantida pelo sistema. Como o botão de excluir estará presente no formulário que mantém os Tipos de Imóveis, o elemento ‘Apartamento’ jamais conseguirá ser excluído, pois, existe aí uma integração efetiva com a coleção de Imóveis. Esta é a confirmação da exisatência da integração entre as coleções de dados, cujo nome técnico é ‘integridade referencial’.

Por fim, temos o botão com o símbolo de um 'seta apontando para a esquerda’ que tem a função de voltar a exibir a guia ‘Lista’ daquela coleção de dados.

No caso da coleção Imóveis, ainda existe uma outra guia denominada ‘Complementares’. Esta guia pode existir em outras coleções de dados e destina-se a comportar campos menos prioritários para o negócio por não impactarem na execução dos procesos sistêmicos, mas, que são igualmente importantes caso a informação possa ser preenchida.

5. Formulário de login (FRM__LOGIN)

O formulário de ‘login’ (FRM__LOGIN) é a primeira interação feita pelos usuários para utilização do sistema.

Objetos que compõe o formulário

(1) Área onde são exibidas a descrição e a versão em uso do sistema.

(2) Local para que a pessoa informe suas credenciais de acesso: nome do Usuário e Senha.

(3) Link que permite ao usuário redefinir as suas credenciais de acesso. Vale ressaltar que, além da senha, é permitido alterar o nome de usuário (UserName), pois, o que importa para o sistema é o código identificador do usuário, que é definitivo e imutável.

Feita esta opção, o usuário é conduzido ao formulário de manutenção de usuários (FRM_USUARIOS) no qual só estarão disponibilizados para atualização os campos ‘Usuário’ e ‘Senha’.

(4) O botão com 'seta para a direita e fundo verde' - Conectar: que fará a validação da pessoa e executará alguns processos de ambientação.

(5) O botão com 'letra "i" e fundo azul claro' - Sobre: exibirá formulário (FRM_SOBRE) com algumas informações básicas e dará acesso a este tutorial, conforme imagem demonstrada um pouco mais adiante.

(6) O botão com 'seta para a direita e fundo vermelho' - Desconectar: encerra as atividades da pessoa e desfaz a ambientação do sistema.

6. Formulário 'Sobre' (FRM__SOBRE)

O formulário ‘Sobre’ (FRM__SOBRE) exibe algumas informações básicas e dá acesso a este tutorial, conforme demonstrado na imagem a seguir.

Objetos que compõe o formulário

(1) Área onde são exibidas a descrição e a versão em uso do sistema.

(2) Unidade de rede e pasta onde o sistema está instalado e (::) o banco de dados em uso, cuja nomenclatura guarda relação com a empresa contratante (Cedente, Gestor, Imobiliária etc.). Na terminologia do sistema, significa: o database (ou empresa) em uso.

(3) Conta de e-mail que centraliza os chamados para a Área de Suporte.

(4) Site da empresa de consultoria Innovate You Too (i9u2), meio pelo qual é possível abrir chamados técnicos por intermédio do formulário de Contato escolhendo-se o assunto: Controle Imobiliário.

(5) O botão com o 'sinal gráfico de interrogação’ – Ajuda, que apresenta tutoriais (PDF e/ou vídeos) relacionados à arquitetura do sistema.

(6) O botão com a ‘letra x em um círculo vermelho’ - Fechar formulário, que fecha o formulário retornando ao formulário de login (FRM_LOGIN).

7. O menu 'Gerenciar'

No menu Gerenciar estão disponíveis todas as funcionalidades que podem ser utilizadas pela pessoa que possuir o papel de Administrador. Nem todas as ações permitidas são didáticas, outras sequer podem ser modificadas a título de provocar instabilidades no sistema, mas, são ações que precisam estar disponíveis, até mesmo para que a área de Suporte & Infraestutura possa acessar e tentar resolver eventuais situações.

As opções do menu ‘Gerenciar’ são acessadas a partir do Menu Principal, com demonstra a imagem a seguir.

• Configurar Menus: Nesta opção, é possível cadastrar novas funcionalidades do sistema, inativá-las, agrupá-las um submenus e modificar seu posicionamento no formulário. O cadastramento correto de uma funcionalidades favorece diretamente o processo de concessão/revogação de acesso aos usuários.
  
  
• Configurações: O sistema utiliza, para o seu correto funcionamento, chaves de configuração com o conceito e chave=valor. Rubricas específicas, pastas do projeto, as empresas Contratante, o site utilizado para renderização da imagem QR-Code, entre outras, são exemplos de configurações feitas nesta opção.
  
  
• Databases: Define o banco de dados das várias empresas que podem ser geridas pela aplicação. Apesar de não ser o uso mais comum, é possível utilizar esta segmentação de Gestão.
  
  
• Registros de Log: Nesta funcionalidade pode-se acompanhar o registro do que é executado no sistema. Para cada opção que é acessada no sistema, haverá um registro no log que poderá ser consultado a qualquer instante. Entrada e saída nos formulários, inclusão, edição e exclusão de dados e também para algumas mensagens de erro, são exemplos do que é registado no log.
  
  
• Ocorrências bancárias: As ocorrências bancárias são códigos definidos pelos bancos para tratarem os dados enviados para o sistema de cobrança bancário. Suas respostas (RETORNO) ao que é enviado (REMESSA) se baseiam neste padrão de codificação cabendo ao sistema recebedor, no caso o SCI, fazer o devido tratamento para cada um destes códigos.
  
  Esta codificação varia de banco para banco e por isso, a gestão destas informações fica no nível do Administrador do sistema, pois, qualquer alteração nestes dados, sem o devido conhecimento, pode gerar diversos efeitos colaterais nos processos do sistema.
  
  
• Trocar database: O database é uma estrutura completa de TABELAS (ou coleções de dados) para o gerenciamento total dos Imóveis, Contratos, Clientes (Locadores), Locatários, Cobranças e toda a gama de dados necessários para o correto funcionamento do sistema.
  
  A possibilidade criada pelo SCI para existirem diversos databases, viabiliza o agrupamento de Imóveis de uma forma que faça sentido para o Contratante, que terá o papel de Cedente ou Gestor, destas empresas.
  
  
• Usuários e Acessos: Os Usuários são as pessoas utilizadoras das várias funcionalidades do sistema e os Acessos são os registros formais, concedidos ou revogados por usuário no papel de Administrador.
  
  
• QR-Code - PIX: O uso de QR-Code (Quick Response Code) possibilita que pagamentos sejam efetuados via PIX, porém, renderização da imagem depende do uso de plataforma de terceiros.
  
  Atualmente a plataforma utilizada é gratuita, porém, não é garantido que ela estará sempre ativa ou sem fazer cobranças.
  
  O formulário disponibilizado nesta função, pode ser utilizado para verificar se a plataforma se mantém funcional para a renderização da imagem, mas também possibilita efetivar pagamentos reais, via PIX.